Dalam hal penggantian biaya, Anda mungkin hanya memikirkan biaya perjalanan untuk menghadiri pameran dagang atau konferensi – hal-hal yang mungkin tidak dilakukan oleh bisnis kecil Anda. Tetapi ada biaya lain yang mungkin harus dibayar karyawan Anda sendiri seperti ketika Anda mengirim seseorang ke toko peralatan kantor untuk mengambil tinta untuk printer.
Anda dapat menyederhanakan proses dan mempermudah semua orang yang terlibat dengan memanfaatkan sistem manajemen pengeluaran digital. Teruslah membaca untuk mempelajari 5 keuntungan sistem manajemen biaya digital dapat membantu bisnis kecil Anda.
1. Menghilangkan Kesalahan Karyawan
Laporan pengeluaran kertas menyisakan banyak ruang untuk kesalahan. Seseorang harus meninjau setiap pengeluaran, mencocokkannya dengan tanda terima yang sesuai, mengkreditkannya ke orang yang tepat, dan ingat untuk membayar orang tersebut.
Dengan sistem manajemen biaya digital, tanda terima dilampirkan ke biaya yang benar dan karyawan yang mengirimkannya. Jika Anda memilih program yang digabungkan dengan penggajian, permintaan yang disetujui akan secara otomatis dimasukkan dalam gaji pekerja. Anda tidak perlu khawatir lupa untuk mengembalikannya, membayar jumlah yang salah, atau menugaskan biaya kepada orang yang salah.
2. Menerapkan Kebijakan Anda
Merupakan hal yang normal untuk meminta tim Anda mengirimkan tanda terima dengan setiap permintaan penggantian. Anda dapat mengatur perangkat lunak manajemen pengeluaran Anda untuk mencegah orang mengirim permintaan tanpa satu pun. Jika pekerja Anda mencoba mengajukan penggantian tanpa menyertakan tanda terima, mereka akan segera diberi tahu untuk segera memperbaiki kesalahan mereka. Anda tidak akan kehilangan waktu untuk menemui karyawan tersebut dan meminta mereka untuk mengirim ulang.
Sistem Anda juga akan memberi tahu staf Anda saat penggantian mereka disetujui atau ditolak. Ini memberi pekerja Anda respons yang jelas pada waktu yang tepat, dan mereka dapat mendatangi Anda jika ada pertanyaan. Jika permintaan ditolak, Anda dapat menjelaskan apa yang harus dilakukan di lain waktu untuk memastikan mereka mengikuti aturan.
3. Meningkatkan Fleksibilitas
Jika Anda memilih sistem manajemen pengeluaran yang menawarkan aplikasi seluler, karyawan Anda dapat mengirimkan penggantian mereka secara real-time.
Mereka dapat menggunakan kamera di ponselnya untuk mengambil tanda terima, jadi mereka tidak perlu memilah-milah catatan saat kembali ke kantor. Jika Anda mengganti uang tim Anda untuk jarak tempuh, sebuah aplikasi memungkinkan mereka mengirimkan permintaan mereka saat mereka tiba di tujuan. Mereka tidak perlu khawatir untuk menuliskan berapa mil yang mereka tempuh atau menghitungnya nanti.
Sistem manajemen pengeluaran seluler juga akan memberi Anda lebih banyak fleksibilitas untuk melakukan pekerjaan Anda. Anda dapat meninjau dan menyetujui permintaan dari mana saja, bahkan jika Anda tidak di kantor selama beberapa hari.
Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda juga akan dapat memberikan izin kepada manajer atau supervisor Anda untuk meninjau penggantian bawahan mereka dan menyetujui atau menolaknya, yang selanjutnya akan membebaskan waktu Anda.
4. Mengurangi Penundaan
Apakah staf Anda pernah tampak frustrasi dengan berapa lama Anda harus membayarnya kembali? Ketika Anda harus memilah-milah dokumen, Anda terkadang menunda meninjau penggantian biaya sampai Anda punya lebih banyak waktu.
Tetapi dengan perangkat lunak manajemen pengeluaran digital, Anda menghilangkan pengumpulan dan penyortiran. Alih-alih, Anda dapat dengan cepat meninjau permintaan dan menyetujuinya hanya dengan mengklik satu tombol. Anda akan menjalankan tanggung jawab Anda, dan karyawan Anda akan dibayar kembali, semuanya tepat waktu.
5. Meningkatkan Organisasi
Dengan sistem manajemen pengeluaran digital, semuanya disimpan secara online. Anda tidak akan lagi memiliki tumpukan laporan pengeluaran dan tumpukan tanda terima yang kusut dan pudar yang sulit dibaca. Di akhir tahun, Anda dapat mencetak satu laporan yang menunjukkan semua pengeluaran yang Anda bayarkan untuk staf Anda, termasuk kategori masing-masing, sehingga Anda dapat lebih mudah melihat di mana Anda membelanjakan uang.
Beberapa platform bahkan akan membiarkan karyawan Anda mencatat pengeluaran tanpa meminta penggantian. Mereka juga dapat mencetak laporan yang menunjukkan biaya apa saja yang mereka keluarkan secara pribadi untuk membantu pengembalian pajak mereka.
